B2B Events – diese Agentur verrät ihre Geheimnisse für erfolgreiche Events

Die Grundlagen: So planst du ein B2B Event

Der Erfolg eines B2B Events steht und fällt mit einer sorgfältigen Vorbereitung. Erfahrene Eventplaner stellen sicher, dass alle grundlegenden Fragen geklärt sind, bevor sie sich an die Detailplanung machen. Egal ob Messen, große Aktionen an zeitgleich parallel stattfindenden Standorten oder Hausmessen: Das Wichtigste ist die Balance zwischen den eigenen Unternehmenszielen und den Vorlieben der Besucher. Nur wenn beide Seiten am Ende des Tages zufrieden sind, sollte ein B2B Event als erfolgreich gelten.

Phase 1: Zielgruppe und deren Interessen sowie eigene Ziele definieren

Auch wenn man glaubt, seine eigenen Kunden in- und auswendig zu kennen, sollte man vor der Planung des Events genau hinschauen. Wen will ich mit dem Event anziehen? Welche Erwartungen haben die Besucher an das Unternehmen und das Event? Welche Events und welches Marketing sind die Besucher gewohnt? Wie kann ich diese Erwartungen übertreffen und die Besucher positiv überraschen? Wie kann ich mich dadurch von Mitbewerbern abheben?

In dieser Stufe sollten bereits Überlegungen stattfinden, wie sich die angestrebten Ziele später messen lassen. Dadurch haben alle Beteiligten stets das Big Picture vor Augen, wie sie das B2B Event zum Erfolg führen können. 

Phase 2: Kreative Veranstaltungsideen entwickeln

Immer das gleiche Eventkonzept oder der gleiche Messestand Jahr für Jahr, das ist auch im B2B-Bereich keine gute Idee. Neben der Website sind B2B Events DAS Aushängeschild des eigenen Unternehmens. Deshalb ist ein Event die perfekte Chance, neue Besucher anzuziehen und bestehende Kontakte zu pflegen. Viele Unternehmen verschenken die Chance auf zahllose neue Geschäftskontakte, indem sie jährlich das gleiche Konzept aufwärmen und darauf warten, dass die Besucher zufällig oder aus Routine zu ihnen kommen. Unsere Erfahrung zeigt, dass ein innovatives Konzept, das mit interaktiven Elementen arbeitet oder an einem außergewöhnlichen Veranstaltungsort stattfindet, mehr Besucher anzieht als ein bekanntes Veranstaltungskonzept.

Phase 3: Planen und Budget festlegen

Planung und Budget gehen idealerweise Hand in Hand. So ist sichergestellt, dass das Budget realistisch ist und alle anfallenden Kosten abdeckt. Klassische Posten sind Miete für Location oder Stand, Personalkosten, Agenturkosten und Kosten für Marketingmaterialien und Werbung und Software-Kosten bei der Durchführung von hybriden Events.

Die Budgetierung hängt oft davon ab, ob Unternehmen bereits in der Vergangenheit B2B Events durchgeführt haben – dann liegen bereits Vergleichswerte vor, an denen sich das Budget orientiert. 

Phase 4: Marketingstrategie festlegen

Das beste Event wird zum Flop, wenn keine Besucher davon erfahren. Unsere Erfahrung als Eventagentur zeigt: Je besser Marketingstrategie und Event aufeinander abgestimmt sind, desto leichter erreichen unsere Kunden ihre Ziele. Ein innovatives Event verdient auch ein entsprechendes Marketing, das bereits im Vorfeld zeigt, worauf sich Teilnehmer freuen können. 

Neben den üblichen Kanälen wie Anzeigen, E-Mail-Marketing oder Postsendungen ist gerade im B2B Bereich die Zusammenarbeit mit Influencern vielversprechend. Influencer sind hier nicht notwendigerweise Social-Media-Stars, sondern Personen, deren Empfehlungen in der Branche Gewicht haben. Bei Events, die auch Vorträge anbieten, lässt sich zum Beispiel die Reichweite der Vortragenden nutzen. Sobald diese das B2B Event in ihrem eigenen Netzwerk ankündigen, erreichen Unternehmen organisch potentielle Teilnehmer. Bei Hausmessen lässt sich das gleiche Prinzip mit Ausstellern anwenden, die ebenfalls das Event bei ihren Kunden ankündigen.

Je nach Eventtyp hat sich auch der Einsatz von Coupons bewährt, die Interessenten im Vorfeld halten und dann während des Events einlösen können. 

Phase 4.1: Auf B2B Messen auffallen

In vielen B2B Unternehmen sind Messen der Hauptvertriebskanal. Hier treffen Anbieter ein interessiertes Publikum mit Buyer-Mindset, bei minimalem Streuverlust. Andererseits werden Interessenten auf einer Messe von zahllosen anderen Anbietern umworben. 

Ein Weg, die Aufmerksamkeit der Besucher auf sich zu ziehen, ist die Qualität der Give-Aways. Wer den Standard-Kugelschreiber durch einen Airtag oder Noise Cancelling Headphones ersetzt, hat auf der einen Seite höhere Kosten. Andererseits sichert es ihm einen Strom an geneigten Besuchern.

Was aus unserer Erfahrung im business-to-business-Bereich am besten funktioniert? Messekonzepte, die man so noch nicht gesehen hat. Die Möglichkeiten sind hier endlos, abhängig von der Zielgruppe. Detailverliebt dekorierte Stände, interaktive digitale Gaming-Module oder Hecken, die beim Glockenklang ein Glas Sekt überreichen. 

Ideen gesucht? Wirf hier einen Blick auf die AP-Eventmodule.

Phase 5: Erfolgsmessung und Follow-up

Nach dem Event sollten zwei Dinge unbedingt passieren. Zum einen prüfen Unternehmen den Erfolg ihres Events anhand der in Phase 1 festgelegten Ziele. Dabei unterscheiden sich quantitative von qualitativen Zielen:

• Qualitative Ziele sind zum Beispiel die Anzahl der Besucher, die Anzahl der generierten Leads, die Anzahl der stattgefundenen Kundengespräche oder die Anzahl der Abschlüsse.
• Quantitative Ziele dagegen messen, wie gut eine bestimmte Maßnahme angekommen ist. Beispiele dafür sind das Verhältnis von ausgesandten Einladungen zu tatsächlichen Teilnehmern, der Erfolg des Marketings, die Zufriedenheit der Besucher oder die Reichweite durch geteilte Social-Media-Posts.

Der zweite wichtige Schritt nach einem Event ist, die neu gewonnenen Kontakte systematisch anzusprechen und die Leads in den eigenen Funnel zu überführen. Dazu werden die Daten beispielsweise in die eigene CRM-Software eingepflegt und strategisch innerhalb eines gewissen Zeitraums angesprochen. Dadurch schaffen Veranstalter die Grundlage dafür, das B2B Event in Umsätze zu verwandeln. 

aktionspotenzial macht B2B Events

Wir lieben Events. Wir sind stets am Puls der Zeit. Wir kreieren Events, die deine Marke perfekt widerspiegeln und ein Lächeln auf die Gesichter deiner Teilnehmer zaubern.

Mit über 20 Jahren Agenturerfahrung im B2B- und B2C-Bereich und einer unbändigen Lust auf neue Technologien erschaffen wir für unsere Kunden außergewöhnliche Events, die überraschen. Unsere patentierten Eventmodule sind dabei nicht nur faszinierend, sondern hoch effizient. Für dein Event kombinieren wir strategische Planung mit müheloser Umsetzung. Wir sorgen dafür, dass alle Details deine Unternehmen repräsentieren – in einer Atmosphäre, die deine Besucher begeistert.

Dabei kannst du jederzeit auf unser Team zählen. Wir sind stets für dich da, arbeiten zügig und detailverliebt. Wir machen das Unmögliche für dich möglich, beraten dich, versorgen dich mit kreativen Ideen und finden Lösungen. 

Bei AP leben wir unsere Werte: Unser Ziel ist es, unkonventionell und mutig zu bleiben, frischen Wind mitzubringen, und transparent und ehrlich zu kommunizieren. Das macht die Zusammenarbeit mit uns besonders. Und das macht unsere Events besonders. 

B2B Events auf Messen: So pushen Messen deinen B2B-Erfolg

Einer Studie zufolge sind Messen das zweitwichtigste Marketinginstrument für Unternehmen – direkt nach der Unternehmenswebsite. Messen erfüllen, genau wie die eigene Website, gleich mehrere Aufgaben. Um nur einige zu nennen:

Umsatzsteigerung: 

Auf Messen treffen Unternehmen neue und bekannte Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten. Dadurch eröffnen sich zahllose Möglichkeiten für die Verhandlung neuer Abschlüsse oder besserer Konditionen, für die Erschließung neuer Absatzmärkte und die Geschäftsanbahnung mit neuen Kontakten.

Lead Generierung und Networking:

 Auch wenn kein direkter Abschluss erfolgt, sind Messen der ideale Ort, um die Kontaktdaten neuer Interessenten zu erhalten. Nirgends sonst ist das Publikum so passgenau kompatibel mit dem eigenen Portfolio als auf einer Fachmesse. Dazu kommt, dass die Aufmerksamkeit der Messebesucher so gut wie ungeteilt ist. Das macht Messe Events zu einem der Kommunikationskanäle mit dem geringsten Streuverlust. Die Besucher sind genau wie die Aussteller daran interessiert, ihre Kontaktdaten auszutauschen. 

Brand Image und Markenbekanntheit:

Viele Besucher kennen die Unternehmen und Marken ihrer Branche. Auf einer Messe haben sie die Chance, mit diesen Unternehmen und Marken live zu interagieren. Wer hier mit einem innovativen Messestand und interaktiven Elementen überrascht, hinterlässt im Gedächtnis der Besucher eine bleibenden positiven Eindruck.