B2B Events – diese Agentur verrät ihre Geheimnisse für erfolgreiche Events
B2B Events sind oft der wirksamste Vertriebskanal für viele Unternehmen. Als erfahrene Eventagentur teilt aktionspotenzial seine Erfahrungen aus zahlreichen erfolgreichen Events und Messen, bei denen wir mit kreativen Ansätzen im Experience Marketing Marken und Menschen verbinden.
* Für die bessere Lesbarkeit verzichten wir auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers.
Die Grundlagen: So planst du ein B2B Event
Der Erfolg eines B2B-Events hängt von gründlicher Vorbereitung ab. Erfahrene Eventplaner klären alle wichtigen Fragen, bevor sie mit der Detailplanung beginnen. Ob Messen, zeitgleich stattfindende Aktionen oder Hausmessen: Entscheidend ist das Gleichgewicht zwischen Unternehmenszielen und den Vorlieben der Besucher. Nur wenn beide Seiten zufrieden sind, gilt das Event als erfolgreich.
Phase 1: Zielgruppe und deren Interessen sowie eigene Ziele definieren
Auch wenn man glaubt, seine Kunden gut zu kennen, sollte man vor der Eventplanung nochmal genau hinschauen. Wen möchte ich anziehen? Welche Erwartungen haben die Besucher an das Event und das Unternehmen? Wie kann ich diese Erwartungen übertreffen und mich von Mitbewerbern abheben?
In dieser Phase sollten auch Überlegungen stattfinden, wie die Ziele später messbar sind, um das Event erfolgreich zu gestalten.
Phase 2: Kreative Veranstaltungsideen entwickeln
Das gleiche Eventkonzept oder derselbe Messestand Jahr für Jahr ist im B2B-Bereich keine gute Idee. B2B Events sind das Aushängeschild eines Unternehmens und bieten die Chance, neue Besucher anzuziehen und bestehende Kontakte zu pflegen. Viele Unternehmen verpassen diese Möglichkeit, indem sie auf bewährte, aber veraltete Konzepte setzen. Unsere Erfahrung zeigt: Ein innovatives Konzept mit interaktiven Elementen oder einem besonderen Veranstaltungsort zieht deutlich mehr Besucher an.
Phase 3: Planen und Budget festlegen
Planung und Budget gehen idealerweise Hand in Hand. So ist sichergestellt, dass das Budget realistisch ist und alle anfallenden Kosten abdeckt. Klassische Posten sind Miete für Location oder Stand, Personalkosten, Agenturkosten und Kosten für Marketingmaterialien und Werbung und Software-Kosten bei der Durchführung von hybriden Events.
Die Budgetierung hängt oft davon ab, ob Unternehmen bereits in der Vergangenheit B2B Events durchgeführt haben – dann liegen bereits Vergleichswerte vor, an denen sich das Budget orientiert.
Phase 4: Marketingstrategie festlegen
Das beste Event wird zum Flop, wenn es keine Besucher erreicht. Unsere Erfahrung als Eventagentur zeigt: Je besser Marketingstrategie und Event abgestimmt sind, desto leichter erreichen unsere Kunden ihre Ziele. Ein innovatives Event verdient entsprechendes Marketing, das bereits im Vorfeld auf die Vorfreude der Teilnehmer abzielt.
Neben den üblichen Kanälen wie Anzeigen, E-Mail-Marketing oder Postsendungen ist im B2B-Bereich die Zusammenarbeit mit Influencern vielversprechend. Diese müssen nicht unbedingt Social-Media-Stars sein, sondern Personen, deren Empfehlungen in der Branche Gewicht haben. Bei Events mit Vorträgen können die Vortragenden ihre Reichweite nutzen, indem sie das Event in ihrem Netzwerk ankündigen. So erreichen Unternehmen organisch potenzielle Teilnehmer. Das gleiche Prinzip gilt für Hausmessen, bei denen Aussteller das Event bei ihren Kunden bewerben.
Je nach Eventtyp haben sich auch Coupons bewährt, die Interessenten im Vorfeld ansprechen und während des Events eingelöst werden können.
Phase 4.1: Auf B2B Messen auffallen
In vielen B2B-Unternehmen sind Messen der Hauptvertriebskanal. Hier treffen Anbieter auf ein interessiertes Publikum mit Buyer-Mindset, aber auch auf zahlreiche Konkurrenz.
Um die Aufmerksamkeit der Besucher zu gewinnen, sind hochwertige Give-Aways entscheidend. Statt eines Standard-Kugelschreibers könnten Airtags oder Noise-Cancelling-Kopfhörer für mehr Interesse sorgen.
Besonders erfolgreich sind ungewöhnliche Messekonzepte, die von der Zielgruppe abhängen, wie detailverliebt dekorierte Stände, interaktive digitale Module oder innovative Erlebnisse wie eine Hecke, die beim Glockenklang ein Glas Sekt serviert.
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Phase 5: Erfolgsmessung und Follow-up
Nach dem Event sollten zwei wichtige Schritte erfolgen:
- Erstens müssen Unternehmen den Erfolg anhand der in Phase 1 festgelegten Ziele prüfen. Dabei werden qualitative Ziele wie die Anzahl der Besucher, Leads, Kundengespräche und Abschlüsse von quantitativen Zielen, wie dem Verhältnis von Einladungen zu Teilnehmern und der Zufriedenheit der Besucher, unterschieden.
- Zweitens sollten neu gewonnene Kontakte systematisch angesprochen und in den eigenen Funnel überführt werden. Dazu werden die Daten in die CRM-Software eingepflegt und strategisch kontaktiert, um das B2B-Event in Umsätze zu verwandeln.
aktionspotenzial macht B2B Events
Events sind unsere Leidenschaft. Wir kreieren Erlebnisse, die deine Marke widerspiegeln und den Teilnehmern ein Lächeln ins Gesicht zaubern.
Mit über 20 Jahren Erfahrung im B2B- und B2C-Bereich sowie einer Begeisterung für neue Technologien gestalten wir außergewöhnliche Events, die überraschen. Unsere patentierten Eventmodule sind sowohl faszinierend als auch effizient. Wir kombinieren strategische Planung mit müheloser Umsetzung und stellen sicher, dass alle Details dein Unternehmen repräsentieren – in einer begeisternden Atmosphäre.
Du kannst jederzeit auf unser Team zählen. Wir arbeiten zügig und detailverliebt, beraten dich und finden kreative Lösungen.
Bei AP leben wir unsere Werte: unkonventionell, mutig und ehrlich. Das macht die Zusammenarbeit und unsere Events besonders.
B2B Events auf Messen: So pushen Messen deinen B2B-Erfolg
Einer Studie zufolge sind Messen das zweitwichtigste Marketinginstrument für Unternehmen – direkt nach der Unternehmenswebsite. Messen erfüllen, genau wie die eigene Website, gleich mehrere Aufgaben. Um nur einige zu nennen:
Lead Generierung und Networking:
Auch wenn kein direkter Abschluss erfolgt, sind Messen der ideale Ort, um die Kontaktdaten neuer Interessenten zu erhalten. Nirgends sonst ist das Publikum so passgenau kompatibel mit dem eigenen Portfolio als auf einer Fachmesse. Dazu kommt, dass die Aufmerksamkeit der Messebesucher so gut wie ungeteilt ist. Das macht Messe Events zu einem der Kommunikationskanäle mit dem geringsten Streuverlust. Die Besucher sind genau wie die Aussteller daran interessiert, ihre Kontaktdaten auszutauschen.
Umsatzsteigerung:
Auf Messen treffen Unternehmen neue und bekannte Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten. Dadurch eröffnen sich zahllose Möglichkeiten für die Verhandlung neuer Abschlüsse oder besserer Konditionen, für die Erschließung neuer Absatzmärkte und die Geschäftsanbahnung mit neuen Kontakten.
Brand Image und Markenbekanntheit:
Viele Besucher kennen die Unternehmen und Marken ihrer Branche. Auf einer Messe haben sie die Chance, mit diesen Unternehmen und Marken live zu interagieren. Wer hier mit einem innovativen Messestand und interaktiven Elementen überrascht, hinterlässt im Gedächtnis der Besucher eine bleibenden positiven Eindruck.
Wie vermarktet man ein B2B-Event?
Die Bewerbung eines B2B Events hat zwei Aspekte. Im Gegensatz zu B2C Events erfordern die meisten B2C Events einen gewissen Vorlauf. Deshalb werden die Events ausgiebig im Vorfeld beworben, damit die Geschäftspartner und Kunden es entsprechend einplanen und in ihre Kalender eintragen.
Die Vermarktung vor Ort ist der zweite Baustein. Gerade auf B2B Messen, wo zahlreiche Aussteller um die Aufmerksamkeit der Besucher buhlen, kann die richtige Bewerbung für Besucherscharen am eigenen Stand sorgen.
In beiden Fällen sollten die Kommunikationskanäle und die Botschaft auf die Zielgruppe maßgeschneidert werden. Typische Möglichkeiten, ein Event zu vermarkten, sind:
- E-Mails
- Anzeigen auf LinkedIn oder anderen Social Media Kanälen
- Postkarten
- Printwerbung in Branchenmagazinen
- Online-Banner auf der eigenen Website
- Banner in allen eigenen ausgehenden E-Mails
- Bewerbung über Influencer
- Promoter vor Ort
- Displays und Plakate vor Ort
QR-Codes oder Barcodes in der Einladung erlauben es den Veranstaltern zusätzlich, genau auszuwerten, welche Kundensegmente oder Kanäle besonders erfolgreich in der Vermarktung des Events waren.
Was macht eine gute B2B Eventagentur aus?
Das sind einige der Kriterien, an denen du eine gute Agentur für B2B Events erkennst:
1. Ihr Portfolio passt zu deinen Vorstellungen – das größte Portfolio ist hinfällig, wenn die bisherigen Arbeiten der Agentur nicht zu deiner Marke passen.
2. Sie hat Erfahrung in der Planung und Umsetzung von Events und ist hochprofessionell in der Umsetzung.
3. Sie ist kreativ – denn besonders bei jährlich stattfindenden Events ist der Innovationsgrad im Vergleich zum Vorjahr etwas, worauf Besucher achten.
4. Sie behält deine Ziele im Blick und macht sie messbar – von Anfang bis Ende.
5. Sie ist innovativ und am Puls der Zeit – damit deine Besucher kein 0815-Erlebnis bekommen, sondern eine unvergessliche Erfahrung.
6. Sie arbeitet international – wenn deine Marke international vertreten ist, sollten auch deine Event-Konzepte über die Landesgrenzen hinaus exportierbar sein.
7. Die Chemie stimmt – damit du während der ganzen Zusammenarbeit genau die Betreuung bekommst, die du verdienst.
Genau danach suchst du? Dann kontaktiere uns jetzt, damit wir gemeinsam dein nächstes B2B Event rocken.